Como conduzir reuniões produtivas?

É extremamente desgastante participar de uma reunião longa e que no final não se chegou a nenhuma conclusão, não é mesmo?  

Pensando nisso, separamos algumas dicas que podem te ajudar no momento de planejar uma reunião, para que ela tenha objetivo e sucesso.

Mantenha uma agenda atualizada com datas e horários programados para as reuniões, avise a equipe com antecedência para que também bloqueiem esse horário em suas agendas.

Ao convocar pessoas para uma reunião, sempre diga qual será a pauta da reunião, quais elementos serão abordados e se possível defina um cronograma, isso ajudará a equipe se preparar e ter em mãos o material necessário para apresentar.

Uma secretaria remota pode auxiliar nessa gestão de agenda, divulgação da pauta e cronograma da reunião. Dar atenção a esses detalhes, evita imprevistos desnecessários.

Toda reunião precisa ter hora para começar e hora para terminar, se as pessoas na empresa têm um costume de se atrasar para reunião, é necessário mudar essa cultura para que ocorram reuniões de fato produtivas. Uma sugestão para disciplinar as pessoas e mudar essa cultura, é não permitir que aqueles com atrasos injustificados entrem para a reunião após o horário de início. Pode parecer desagradável a princípio, mas a pessoa será mais cautelosa na próxima vez. Nesse caso, vale ressaltar a importância em dar o exemplo, por isso, chegue antes do horário para a reunião que irá conduzir e deixe tudo organizado.

Caso a reunião seja para discutir a solução de um problema, é necessário sempre ter um plano de ação ao final.  Após expor o problema, guarde pelo menos os 20 minutos finais da reunião para compor um bom plano de ação, onde ficará claro o que será feito, por quem será feito e até que data será feito. Use ferramentas onde é possível acompanhar o andamento do processo e gerenciar esse plano de ação, exemplo TO DO List.

Tenha alguém para cronometrar a reunião, isso ajuda a manter a reunião mais objetiva. Evite que outros assuntos que não estavam em pauta sejam trazidos a reunião, mantenha o foco no assunto selecionado previamente.

Quer conhecer mais sobre gestão de negócio? Acesso o blog do Secretárias Online que está recheado de dicas valiosas para implementar em seu dia a dia.



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